Bij het tekenen van een offerte gaat de meeste aandacht uit naar de prijs en de werkzaamheden, terwijl de betaalafspraken vaak in een bijzin verdwijnen. Toch bepaalt juist dat onderdeel hoeveel financieel risico je loopt. Wie te veel vooraf betaalt, staat met lege handen als een klus stilvalt of een bedrijf failliet gaat. Wie de afspraken slim inricht, houdt tot het einde een drukmiddel in handen om te zorgen dat het werk netjes wordt afgemaakt. Het loont daarom om betaaltermijnen en aanbetalingen even serieus te nemen als het bedrag zelf.
Waarom een aanbetaling gebruikelijk is
Een aanbetaling vragen is op zichzelf niet verdacht. Voor veel vakmensen en bedrijven is het een normale manier om zich in te dekken tegen klanten die op het laatste moment afhaken, en om de eerste materialen te kunnen inkopen zonder alles voor te schieten. Bij projecten waarvoor speciaal materiaal op maat wordt besteld, zoals een keuken, kozijnen of natuursteen, is een aanbetaling zelfs volkomen logisch. De leverancier wil immers ook zekerheid.
Het gaat mis wanneer de aanbetaling niet in verhouding staat tot het werk dat op dat moment is verricht of ingekocht. Een gangbare aanbetaling ligt ergens rond de tien tot dertig procent van het totaalbedrag. Vraagt iemand de helft of meer voordat er ook maar een spijker is geslagen, dan is voorzichtigheid geboden. Je betaalt dan voor werk dat nog volledig moet gebeuren, en je verliest daarmee een groot deel van je onderhandelingspositie mocht er iets misgaan.
Betalen in termijnen die het werk volgen
De veiligste manier om een groter project te betalen, is in termijnen die gelijk oplopen met de voortgang. In plaats van vooraf een fors bedrag over te maken, koppel je elke betaling aan een herkenbaar moment in het werk. Zo betaal je telkens voor iets wat je daadwerkelijk hebt zien gebeuren, en houd je een deel achter tot het geheel naar wens is opgeleverd.
Bij een verbouwing zou een gefaseerde regeling er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:
- Een eerste termijn bij aanvang, voor materiaal en het opstarten van het werk.
- Een tweede termijn wanneer het ruwe werk klaar is, zoals sloop en constructie.
- Een derde termijn na de installatie of montage.
- Een laatste termijn na oplevering, wanneer jij hebt gecontroleerd dat alles klopt.
Het belangrijkste principe is dat je nooit ver vooruitloopt op het geleverde werk. Zolang er nog een substantieel bedrag openstaat dat pas na oplevering wordt betaald, heeft de uitvoerder een reden om de klus goed en op tijd af te ronden. Draai je die volgorde om en betaal je vrijwel alles vooraf, dan verdwijnt die prikkel.
Houd altijd een slottermijn achter
Een van de belangrijkste beschermingen die je kunt inbouwen, is een slottermijn die je pas overmaakt nadat je het werk hebt gecontroleerd en akkoord bevonden. Dat laatste percentage, vaak vijf tot tien procent, is je verzekering tegen slordig afwerken. Zolang dat bedrag nog niet is betaald, weet de vakman dat kleine gebreken nog moeten worden verholpen voordat hij zijn laatste geld ziet.
Spreek van tevoren af dat de slottermijn pas opeisbaar is na een gezamenlijke oplevering, waarbij je samen het werk naloopt en eventuele punten op een lijst zet. Zolang die punten niet zijn afgehandeld, hoef je het restant niet te betalen. Leg dit vast in de offerte of opdrachtbevestiging, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over de vraag of het werk wel echt af was.
Let op de manier en het bewijs van betaling
Betaal zoveel mogelijk via de bank, zodat er altijd een spoor is van wat je hebt overgemaakt en aan wie. Contant betalen zonder bewijs maakt het lastig om achteraf iets aan te tonen, en het kan een signaal zijn dat een bedrijf de administratie liever buiten beeld houdt. Vraag bij elke betaling om een factuur met de juiste gegevens, waaronder het btw-nummer en een verwijzing naar de offerte.
Wees ook alert als je gevraagd wordt om over te maken naar een privérekening in plaats van een zakelijke rekening, of naar een rekening op een andere naam dan het bedrijf waarmee je in zee gaat. Dat hoeft niet altijd fout te zijn, maar het is wel een reden om even door te vragen. Een bonafide onderneming heeft geen bezwaar tegen nette facturen en betalingen op de eigen zakelijke rekening.
Wat je doet bij twijfel of vertraging
Soms loopt een project anders dan gepland en ontstaat er discussie over een termijn. Misschien is het werk vertraagd, of vind je dat een fase nog niet af is terwijl de betaling al wordt gevraagd. Blijf in zo’n situatie rustig en verwijs naar wat je hebt afgesproken. Omdat je de betaling hebt gekoppeld aan concrete momenten in het werk, heb je een duidelijk ijkpunt: is die fase daadwerkelijk afgerond zoals omschreven, of niet?
Houd betalingen niet zomaar helemaal in als er slechts een klein punt open staat, want dat werkt averechts en kan je juridisch in het ongelijk stellen. Betaal in dat geval het deel dat onbetwist is en houd alleen een redelijk bedrag achter voor het gebrek dat nog moet worden verholpen. Zo blijf je redelijk en houd je tegelijk je positie sterk. Zet afspraken over zulke situaties bij voorkeur schriftelijk op papier, al is het maar in een korte e-mail die je bevestigt.
Financiële rust begint bij duidelijke afspraken
De rode draad is eenvoudig: laat je betalingen het werk volgen in plaats van vooruitlopen, houd een slottermijn achter tot je tevreden bent, en zorg voor bewijs van alles wat je betaalt. Wie deze drie principes aanhoudt, loopt maar weinig risico, ook als een project onverhoopt uit de hand loopt. De uitvoerder heeft er alle belang bij dat je tevreden bent, want pas dan ontvangt hij zijn laatste geld.
Goede betaalafspraken zijn geen teken van wantrouwen, maar van professionaliteit aan beide kanten. Een vakman die zelf werkt met heldere termijnen en nette facturen, laat zien dat hij zijn zaken op orde heeft. En jij als opdrachtgever zorgt er met diezelfde afspraken voor dat een klus die goed begint, ook goed eindigt, zonder dat je geld en zekerheid uit handen hebt gegeven voordat het werk is geleverd.